自动化之前，先梳理一个工作流程

从团队已经在执行的任务开始。清晰的现状流程图，有助于判断哪些环节适合自动化、哪些应保留人工，以及需要衡量什么。

1. 1. 选择一个重复任务

   明确具体的起点和终点。例如，“收到新咨询并分配负责人”比“自动化销售”更容易确定范围。记录由谁完成、多久发生一次。

2. 2. 记录当前的任务交接

   列出每个工具、进入其中的信息，以及下一步的负责人。不要漏掉电子表格、消息和目前保障流程正常运行的非正式检查。

3. 3. 列出异常情况

   信息缺失、请求重复或无人回复时会怎样？确定由谁处理。实用的自动化需要清晰可见的恢复路径。

4. 4. 确定人工参与的环节

   需要判断的决策应有明确负责人。如果 AI 起草或分类信息，要规定人工如何审核和纠错，再触发有实际影响的操作。

5. 5. 设定一个小而明确的衡量指标

   记录处理时间、重复录入或遗漏跟进等基线。选择一到两个试点后可以比较的指标。在获得证据前，不应承诺结果。

6. 6. 进行有限范围的试点

   使用少量事先约定的案例，检查正常请求与异常情况，确认访问规则，并确定如何暂停流程。扩展前，与实际用户一起评估结果。